KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho hoạt động của DN

KPI là gì? Định nghĩa và vai trò sau đó

KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) là gì?

KPI (Chỉ báo hiệu suất chính) hay còn được gọi là hiệu suất chính chỉ, là thước đo giá trị, có thể hiển thị kết quả hiệu quả của một hoạt động, một quá trình hoặc một mục tiêu nào đó. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân hoặc công cụ dự án. Hiểu một cách đơn giản, KPI cho biết họ đã đạt được mục tiêu về mức độ nào và cần những hành động gì để cải thiện.

Vai trò của KPI

KPI đóng vai trò then chốt trong công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động : KPI cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và các vấn đề cần cải thiện.
• Xác định mục tiêu, theo dõi tiến trình và đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp : KPI giúp doanh nghiệp thiết lập các mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến trình thực hiện và đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp để đạt được mục tiêu.
• Tạo động lực, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc : KPI tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn để đạt được các chỉ số đã đề ra.
• Đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp : KPI giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động quan trọng, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được sự phát triển bền vững.

Phân biệt KPI và các khái niệm liên quan

Để hiểu rõ hơn về KPI, chúng ta cần phân biệt nó với một số khái niệm liên quan:

• KPI và OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) : OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu, trong đó Mục tiêu (Mục tiêu) là những tuyên bố định tính về những gì doanh nghiệp muốn đạt được, còn Kết quả then chốt (Kết quả then chốt) là số lượng định lượng để đo sự tiến bộ của mục tiêu. KPI có thể được sử dụng để đo lường các Kết quả chính trong OKR.
• KPI và Metric : Metric là một số liệu đo lường, nhưng không phải Metric nào cũng là KPI. KPI là số liệu quan trọng nhất, được lựa chọn để đo lường hiệu quả của các hoạt động sau đó của doanh nghiệp.
• KPI và chỉ tiêu (Mục tiêu) : Chỉ tiêu là một mục tiêu có giá trị mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. KPI là công cụ để đo lường doanh nghiệp đã đạt được chỉ tiêu đó hay chưa.

Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp thời đại mới

Trong thời đại số hóa và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, vai trò của KPI ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động mà còn là công cụ để xây dựng chiến lược, quy trình tối ưu hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Đối với doanh nghiệp

• Đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động : KPI cung cấp dữ liệu khách hàng và độ chính xác để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng.
• Tối ưu hóa quy trình và nguồn lực : KPI giúp doanh nghiệp xác định các điểm trong quy trình, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh : KPI giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động quan trọng, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
• Đảm bảo đạt được các mục tiêu chiến lược : KPI giúp doanh nghiệp cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược, theo dõi tiến trình thực hiện và đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Đối với nhân viên

• Xác định rõ mục tiêu và trách nhiệm : KPI giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình, từ đó đạt được hiệu quả công việc cao hơn.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất cá nhân : KPI giúp nhân viên theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của mình, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để cải thiện.
• Tạo động lực và cơ hội phát triển : KPI tạo động lực cho nhân viên, khuyến họ làm việc tốt hơn để đạt được các chỉ số đã đề ra, đồng thời tạo cơ hội cho họ phát triển bản thân.
• Đóng góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp : Khi nhân viên đạt được các KPI của mình, họ sẽ đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp.

Đặc điểm 7+1 then chốt của một kết quả KPI

Một kết quả KPI cần đáp ứng các đặc điểm sau:

• Tính toán (Measurable) : KPI phải được đo bằng các công cụ cụ thể, rõ ràng.
• Tính cụ thể (Cụ thể) : KPI phải được xác định rõ ràng, cụ thể, không mơ hồ.
• Tính khả thi (Achievable) : KPI phải có tính toán nhưng vẫn có thể đạt được.
• Tính liên quan (Relevant) : KPI phải liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Tính thời gian (Giới hạn thời gian) : KPI phải có thời gian thực hiện cụ thể.
• Tính toán công thức (Thử thách) : KPI nên có công thức tính toán để tạo động lực cho nhân viên.
• Tính định hướng (Directional) : KPI phải định hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Tính minh bạch (Transparent) : KPI phải được công khai, minh bạch để mọi người đều hiểu rõ.

Ví dụ minh họa: Áp dụng các đặc điểm trên một công cụ KPI: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X tăng 20% ​​trong quý 4 năm 2023”.

Những ý tưởng về KPI và cách giải quyết

Có rất nhiều rắc rối về KPI, dưới đây là một số có nhiều ý tưởng phổ biến và cách hóa giải:

Các cộng đồng tưởng tượng phổ biến

• Mọi KPI đều mang lại hiệu quả.
• Sao chép KPI từ doanh nghiệp khác.
• KPI liên quan chỉ định đến lương.
• Đặt KPI quá cao hoặc quá thấp.
• Không theo dõi và điều chỉnh KPI.

Giải thích

• Xây dựng KPI phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Đánh giá và điều chỉnh KPI thường xuyên.
• Kết hợp KPI với các yếu tố khác để đạt được hiệu quả tối ưu.

Các loại KPI phổ biến trong từng lĩnh vực

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có những loại KPI khác nhau, dưới đây là một số loại KPI phổ biến:

• KPI Kinh doanh : Doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi,…
• KPI Marketing : lượt truy cập website, tỷ lệ tương tác, chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng,…
• KPI Bán hàng : Doanh số bán hàng, giá trị đơn hàng trung bình, tỷ lệ khách hàng quay lại,…
• KPI Sản phẩm sản xuất : Năng suất, chất lượng sản phẩm, tỷ lệ lỗi,…
• KPI Nhân sự : Tỷ lệ nghỉ việc, Mức độ hài lòng của nhân viên, thời gian tuyển dụng,…
• KPI Tài chính : Lợi nhuận nhuận, tỷ suất lợi nhuận, vòng quay hàng tồn kho,…

Phương pháp xây dựng hiệu quả KPI theo tiêu chuẩn quốc tế

Để xây dựng hiệu quả KPI, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 5 bước sau:

Quy trình 5 bước

1. Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp : KPI phải được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
2. Xác định các lĩnh vực cần đạt được (Các lĩnh vực kết quả chính – KRA) : KRA là các lĩnh vực quan trọng mà doanh nghiệp cần đo lường để đạt được mục tiêu chiến lược.
3. Xác định các chỉ số KPI phù hợp cho từng KRA : Mỗi KRA cần có một hoặc nhiều KPI để đo lường hiệu quả hoạt động.
4. Thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng KPI : Mục tiêu của KPI phải được xác định rõ ràng, cụ thể, có tính toán công thức nhưng vẫn có thể đạt được.
5. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh KPI : KPI cần được theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp và kết quả hiệu quả.

Sử dụng các công cụ và phần mềm

• Phần mềm quản lý KPI ​​: Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý KPI ​​trên thị trường, giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và quản lý KPI ​​một cách hiệu quả. Một số phần mềm phổ biến như Trello, Asana, Basecamp, hay các phần mềm chuyên biệt về KPI như KPI Fire, PerformanceYard. Phần mềm này không hỗ trợ chỉ cho việc thiết lập và theo dõi KPI mà còn giúp tạo ra các báo cáo trực tiếp, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình một cách nhanh chóng và chính xác.
• Công cụ trực quan hóa dữ liệu : Các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Google Data Studio, Tableau, Power BI giúp doanh nghiệp biến dữ liệu KPI thành các biểu đồ, sơ đồ trực quan, dễ hiểu, giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động. Việc sử dụng công cụ này giúp việc phân tích dữ liệu trở nên đơn giản hơn, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về KPI và giải đáp chi tiết

Trong quá trình áp dụng KPI, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều câu hỏi. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết của chuyên gia Nguyễn Ngọc Thạch:

Các câu hỏi thường gặp

• KPI đo lường như thế nào?  Công việc đo KPI phụ thuộc vào từng loại công cụ KPI. Tuy nhiên, nguyên tắc chung phải đo lường một cách khách quan, chính xác và thường xuyên. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ, phần mềm hoặc phương pháp thủ công để đo KPI. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính toán tối ưu và độ tin cậy của phép đo dữ liệu.
• Ai là người xây dựng KPI?  Việc xây dựng KPI cần có các tham số của nhiều bên liên quan, bao gồm lãnh đạo, quản lý các bộ phận và nhân viên. Ban lãnh đạo sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược, quản lý các bộ phận sẽ xác định KRA và KPI phù hợp và nhân viên sẽ tham gia đóng góp ý kiến ​​để KPI thực hiện hiệu quả này.
• KPI đánh giá tần suất?  Tần suất đánh giá KPI phụ thuộc vào tính chất của từng KPI và mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đánh giá KPI nên được thực hiện thường xuyên, có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo KPI vẫn phù hợp và hiệu quả.
• Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên thực hiện KPI?  Để tạo động lực cho nhân viên thực hiện KPI, doanh nghiệp cần đảm bảo KPI được thiết lập một cách rõ ràng, công việc và liên quan đến lợi ích của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin, nguồn lực và hỗ trợ để nhân viên có thể đạt được KPI. Việc công nhận và khen thưởng những nhân viên đạt được KPI cũng là một yếu tố quan trọng để tạo động lực.
• KPI và lương thưởng?  KPI có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và làm cơ sở để đánh giá mức lương. Tuy nhiên, việc liên kết KPI với lương thưởng cần được thực hiện một cách nguy hiểm, đảm bảo tính công bằng và minh bạch, tránh gây ra những tác động tiêu cực cực đến động lực làm việc của thành viên.

Kết luận

KPI là một công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc xây dựng và áp dụng hiệu quả KPI sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến ​​thức tổng quan và sâu sắc về KPI.

Nếu bạn muốn trao đổi và tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng và phát triển hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại kết nối với tôi qua website Nguyễn Ngọc Thạch hoặc Fanpage:  https://www.facebook.com/nguyenngocthachmkt. Chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế để giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công. Hãy nhớ rằng, việc áp dụng KPI ngày hôm nay sẽ là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp của bạn vươn tới những tầm cao mới.

Bài viết có nội dung liên quan

• Mô hình SMART là gì? Bí quyết thiết lập mục tiêu hiệu quả
• OKR là gì? Quản trị với Mục tiêu & Kết quả then chốt
• BSC là gì? Khám phá mô hình quản lý chiến lược đột phá