Kanban là gì – đây không chỉ là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực quản lý dự án mà còn là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, kiểm soát quy trình và giảm lãng phí. Với nguồn gốc từ hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota, Kanban đã nhanh chóng trở thành công cụ đắc lực cho các đội nhóm trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, sản xuất, marketing và dịch vụ. Vậy Kanban hoạt động như thế nào? Lợi ích thực tế ra sao? Cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Kanban là gì?
1.1. Định nghĩa
Kanban (tiếng Nhật: 看板) là một phương pháp quản lý công việc trực quan, được phát triển bởi Toyota. Nó tập trung vào việc trực tiếp hóa quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện và cải tiến liên tục. Kanban giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách xác định và loại bỏ các tắc nghẽn trong quy trình.
Kanban không chỉ là một công cụ mà là một công cụ quản lý công việc dọn dẹp, giúp các nhóm làm việc tập trung thực hiện những công việc quan trọng nhất, giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu quả tổng thể.
1.2. Lịch sử ra đời của Kanban
Kanban được phát triển bởi Taiichi Ohno tại Toyota vào những năm 1940. Ban đầu, Kanban được sử dụng để quản lý hàng tồn tại trong quá trình sản xuất ô tô. Khi một đoạn sản xuất cần nguyên liệu, một thẻ Kanban sẽ được gửi đến đoạn trước đó để yêu cầu cung cấp.
Sau này, Kanban được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác, bao gồm cả phát triển phần mềm, quản lý dự án, tiếp thị và nhiều lĩnh vực khác.
1.3. Nguyên lý hoạt động của Kanban
Kanban hoạt động dựa trên 4 nguyên lý chính:
- công việc quan hóa hóa : Sử dụng bảng Kanban để hiển thị các công việc và trạng thái trực tiếp của họ. Bảng Kanban thường được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn của quy trình công việc (Ví dụ: “Cần làm”, “Đang làm”, “Xong xong”). Các công việc được biểu thị bằng các thẻ Kanban và được chuyển giữa các cột khi chúng hoàn thành.
- Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) : Một số công việc ở chế độ được thực hiện đồng thời để tránh quá tải. Việc giới hạn WIP giúp các nhóm tập trung hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới, từ đó cải thiện hiệu suất và giảm thiểu thời gian chờ đợi.
- Tập trung vào luồng công việc : Quản lý luồng công việc để đảm bảo công việc được hoàn thành thành công bằng cách chia sẻ. Kanban giúp các nhóm xác định và loại bỏ các tắc nghẽn trong quy trình, đảm bảo công việc được chuyển giao giữa các giai đoạn một cách liên tục.
- Cải tiến liên tục : Theo dõi và cải tiến quy trình làm việc để tăng hiệu quả. Kanban khuyến khích các nhóm thường xuyên xem xét và đánh giá quy trình làm việc của mình, từ đó tìm ra những điểm cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu suất.
2. Các khái niệm đạo chủ trong mô hình Kanban
2.1. Bảng công việc (Kanban Board)
Bảng Kanban là một công cụ trực quan để hiển thị các công việc và trạng thái của chúng. Bảng Kanban thường được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn của quy trình công việc (Ví dụ: “Cần làm”, “Đang làm”, “Xong xong”). Các công việc được biểu thị bằng các thẻ Kanban và được chuyển giữa các cột khi chúng hoàn thành.
Bảng Kanban có thể là vật phẩm (sử dụng giấy nhớ, bảng trắng,…) hoặc bảng điện tử (sử dụng các phần mềm quản lý dự án).
2.2. Bảng danh sách công việc
Mỗi cột trên bảng Kanban đại diện cho một giai đoạn của quy trình làm việc. Công việc được đặt trong các cột tương ứng với trạng thái của chúng. Ví dụ, các công việc cần làm sẽ được đặt trong cột “Cần làm”, các công việc đang được thực hiện sẽ được đặt trong cột “Đang làm”, và các công việc đã hoàn thành sẽ được đặt trong cột “Đã xong”.
2.3. Công việc gắn thẻ (Thẻ Kanban)
Tag Kanban là một biểu tượng trực quan đại diện cho một công cụ. Tag Kanban chứa thông tin về công việc, giới hạn như tiêu đề, mô tả, người thực hiện và thời hạn. Tag Kanban được chuyển giữa các cột trên bảng Kanban khi công việc hoàn thành.
3. Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban
3.1. Ưu điểm
- Tăng tính trực quan : Giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
- Giảm thiểu chi phí : Hỗ trợ xác định và loại bỏ các quy tắc trong quy trình.
- Cải thiện hiệu quả : Hỗ trợ công việc của nhóm hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào các công việc quan trọng.
- Tăng tính linh hoạt : Cho phép các nhóm dễ dàng thích ứng với các thay đổi.
3.2 Nhược điểm
- Yêu cầu cam kết : Đòi hỏi sự kết thúc của tất cả thành viên trong nhóm để ứng dụng Kanban thành công.
- Có thể phức tạp : Có thể quay trở lại. phức tạp đối với các dự án lớn hoặc phức tạp.
3.3. Vậy Kanban phù hợp với những dự án nào?
Kanban phù hợp với các dự án có quy trình làm việc rõ ràng và ổn định. Kanban cũng phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, Kanban không phù hợp với các dự án có tính chất phức tạp, Đòi hỏi nhiều sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm hoặc các dự án có thời gian thực hiện ngắn.
4. So sánh Kanban, Scrum và Agile
4.1. Khái niệm giải thích
- Agile là một công cụ phát triển phần mềm linh hoạt, tập trung vào công việc cung cấp giá trị cho khách hàng một cách nhanh chóng và liên tục. Agile không phải là một phương pháp cụ thể mà là một tập hợp các nguyên tắc và giá trị.
- Scrum là một công việc phổ biến Agile, tập trung vào công việc quản lý dự án theo chu kỳ ngắn (sprint). Scrum bao gồm các trò chơi, sự kiện và cụ thể.
- Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với Scrum. Kanban tập trung vào việc trực tiếp hóa quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện và cải tiến liên tục.
4.2. So sánh Kanban và Scrum
| Đặc điểm | Kanban | Scrum |
| Đơn vị thời gian | Liên tục | Chạy nước rút (thường từ 1-4 tuần) |
| Vai trò | Nó có thể là công cụ chơi game | Nhiều vai trò cụ thể (Product Owner, Scrum Master, Team) |
| Thay đổi | Dễ dàng chấp nhận thay đổi | Khó chấp nhận thay đổi trong sprint |
| Phù hợp | Dự án có quy trình ổn định, thay đổi thường xuyên | Dự án phức tạp, yêu cầu tính năng hoạt động cao |
4.3. Nên chọn Kanban hay Scrum?
Lựa chọn giữa Kanban và Scrum phụ thuộc vào đặc điểm của dự án và đội ngũ. Nếu dự án có quy trình ổn định và yêu cầu thay đổi thường xuyên, Kanban có thể là lựa chọn tốt hơn. Nếu dự án phức tạp và yêu cầu tính năng hoạt động cao, Scrum có thể phù hợp hơn.
5. Các bước cơ bản để phát triển Kanban
Bước 1: Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban
Bước 2: Thiết lập WIP Limit cho từng cột
Bước 3: Tạo thẻ Kanban
Bước 4: Bắt đầu công việc
Bước 5: Cải tiến hệ thống Kanban
6. Công cụ quản lý sử dụng phương pháp Kanban
- Trello
- Asana thế giới
- Jira
- Thứ Hai.com
7. Kết luận
Kanban là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp các nhóm làm việc trực quan giảm thiểu chi phí và cải thiện hiệu quả. Kanban có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với các phương pháp Agile khác, chẳng hạn như Scrum.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Kanban. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về Kanban hoặc cần tư vấn ứng dụng Kanban cho doanh nghiệp của mình, hãy kết nối và trao đổi cùng tôi qua website Nguyễn Ngọc Thạch hoặc Fanpage: https://www.facebook.com/nguyenngocthachmkt
Bài viết có nội dung liên quan
